چگونه پذیرایی همایش ها را بهترین شکل انجام دهیم؟ این سوالی است که امروزه اکثر افراد، با توجه به همایش های متعددی که برگزار می شود، برایشان پیش می آید. چراکه یک پذیرایی همایش مناسب، می تواند در جذب مخاطب موثر باشد.
شما باید هنگام برنامه ریزی برای پذیرایی همایش، به نکات زیادی توجه کنید از جمله مکان، زمان و رسمیت همایش. در اینجا مواردی را مطرح خواهیم کرد که در برگزاری یک همایش ایده آل به شما کمک می کند، پس تا پایان مطلب با ما همراه باشید.
چک لیست برگزاری و پذیرایی همایش
برای برگزاری و پذیرایی همایش، شما به یک چک لیست نیاز دارید تا چیزی را از قلم نیاندازید. پس بهتر است از همین ابتدا، تمام مواردی را که مطرح می کنیم، یادداشت کنید. در قدم اول شما باید عنوان، نوع و زمان برگزاری همایش را مشخص نمایید. سپس دبیر کل همایش یا ریاست را تعیین کرده و تعداد مهمان و همچنین تعداد اعضای کل شرکت را بنویسید. در این مرحله بهتر است با استفاده از نیرویی با تجربه، به ثبت نام افرادی که می خواهند در همایش شرکت کنند، بپردازید و در این مسیر، می توانید از سایت ها کمک بگیرید.
در گام بعدی باید به سراغ رزرو محل برگزاری همایش بروید و برای محل اسکان مهمان ها و حتی وسایل نقلیه شان و نحوه رفت و آمد آنها، برنامه ریزی کنید که مهمانان، اذیت نشوند. برای اینکه افراد بیشتری بتوانند در همایش شما حضور داشته باشند، بهتر است از امور تبلیغاتی استفاده کنید که شامل پوستر، لوگو، تهیه دعوتنامه از افراد مشهور و… می شود.
با توجه به همایشی که برگزار می کنید، نحوه تشریفات و برگزاری آن متفاوت می شود. به این صورت که هرچه همایش شما بزرگتر، رسمی تر و مهمانان بیشتر، شما باید در پذیرایی همایش، بیشتر تلاش کنید و بهتر برنامه ریزی نمایید. پس ابتدا نوع همایش و تعداد نفرات را بررسی کرده و سپس به سراغ نکات گفته شده بروید.
پذیرایی موفق در همایش
در بسیاری از همایش ها، بهترین قسمت برای حضار، قسمت بعد از همایش است. به همین دلیل میزبان باید به چند نکته در پذیرایی همایش ها توجه کند. بهترین شانس شما در همایش ها این است که از حضار به خاطر حضور درمراسم تشکر کنید و به آنها بگویید که در برابرشان احساس مسئولیت می کنید. هدفی بزرگ برگزینید ولی این اطمینان را به مخاطبان خود بدهید که به تمام جزئیات توجه می کنید.
توجه داشته باشید که پذیرایی همایش، همیشه مربوط به غذا و نوشیدنی نیست. به عنوان مثال پس از اتمام همایش، یک بازی جام جهانی همزمان با پذیرایی همایش برگزار می شد، میزبان متوجه شد مهمانان به سرعت مراسم را ترک خواهند کرد تا بتوانند آن بازی را ببینند، به همین علت مانیتور های بزرگی قرار دادند تا همه مهمانان به آن دسترسی داشته باشند. این یکی از شیوه های پذیرایی پس از پایان همایش است.
ایده برای برگزاری همایش منحصر به فرد
شاید این به ذهنتان بیاید که با کشیدن نواری از سالن همایش به سالن پذیرایی، می توانید مهمانان را سر ذوق بیاورید ولی این کاری تکراری و خسته کننده است و تجربه جدید به مهمانان نشان نمی دهد. اگر زمان همایش شما، شام یا ناهار است به جای برگزاری آن در یک سالن اجتماعات همیشگی، سالنی VIP در یک هتل پنج ستاره، می تواند پذیرایی همایش شما را شکیل تر کند. در اینجا باید به حمل و نقل مهمان ها توجه کرد که دوری مسیر، مهمان را کلافه نکند.
سرو غذا در پذیرایی همایش
پذیرایی با غذا در انتها مراسم یکی از مرسوم ترین روش های پذیرایی همایش است. چرا که در اکثر همایش ها، زمان برگزاری آن طولانی بوده و مهمانان در آخر روز گرسنه هستند پس بهترین گزینه برای پذیرایی، سرو غذا است. در این جا هدف اسراف و ولخرجی نیست بلکه شما می توانید با گرفتن اسپانسر از شرکت های دیگر یا رستوران هایی که می خواهند مطرح شوند، غذا را تهیه کنید.
اصول برگزاری همایش
اصولی وجود دارد که اگر بر مبنا آنها جلو بروید، می توانید پذیرایی همایش را بدون استرس و بهترین نحو، انجام دهید. ما در ادامه آنها را مطرح خواهیم کرد.
-
مشخص کردن اهداف
آیا به دنبال این هستید که محصولتان مشهور شود و همه آن را بشناسند؟ یا آیا به دنبال این هسستید که فروشتان را افزایش دهید؟ هر چیزی که به آن می اندیشد، هدف شما به حساب می آید.
با انتخاب یک هدف در ابتدا کار، می دانید که به دنبال چه چیزی بروید و اگر در هر زمان از کار، دچار شک و تردید شدید یا به دنبال تصمیم گیری بودید، می توانید با استفاده از هدفتان، معیاری داشته باشید تا بهترین گزینه را انتخاب کنید. در تمام طول مسیر از خودتان بپرسید که چه کاری شما را به اهدافتان نزدیکتر خواهد کرد. با این کار هیچ وقت از مسیر دور نمی شوید.
-
اولویت بندی بین کارها
با اولویت بندی کارها، می توانید به این امر دست یابید که آیا همایشی که قصد برگزاری آن را دارید، اصلا به درد شرکت می خورد یا در با برگزاری آن چه کمکی به شرکت می شود؟ برای برگزاری در زمان همایش، بهتر است حالت بعد از برگزاری همایش را تصور کنید و با زمانی که کار دیگری غیر از برگزاری همایش می کردید، مقایسه کنید. حتی در انتخاب موضوع برگزاری همایش نیز، مقایسه می تواند کمک کننده باشند.
-
هوشندانه عمل کنید.
اگر خیلی زودتر هم از زمان برگزاری همایش، به دنبال برگزاری ملزومات همایش باشید، باز هم روزهای پایانی، کارهای زیادی وجود دارد که ممکن است باعث استرس و کم خوابی شما شود. در این زمان ها اگر هوشمندانه عمل کنید، می توانید با همان زمان کم باقی مانده، تغییرات اساسی ایجاد نمایید. فقط در این قسمت، شما باید بتوانید ارتباط خوبی با سایر اعضای تیم داشته باشید تا کارهایتان را به سرعت پیش ببرید.
-
مذاکره کنید.
بهتر است در ابتدای برگزاری همایش، حتما مذاکره کنید. البته در تمام طول فرایند، شما باید با افراد مورد اطمینانتان مذاکره داشته باشید تا شما را راهنمایی کنند. خیلی از ما تجربه هزینه های بسیار زیادی را که در آخر هر مجلس به اجبار باید بپردازیم برای مواردی که از قبل تهیه( و به صورت اتفاقی رخ می دهند) نکرده ایم را داشته ایم.
به عنوان مثال ممکن است که خوراکی‌ها و اقلام پذیرایی همایش شما در زمان برگزاری مراسم تمام شود و مجبور باشید تعداد بیشتری از چیزی که تعیین کرده اید از آنها بخرید. در این مواقع اضطراری، معمولا می توانید بودجه بیشتری را برای این کار اختصاص دهید. البته بهتر است که شرایط را جوری را کنترل کنید تا نیاز به هزینه دوباره نباشد.
اگر همایش خودتان را برگزار می کنید، مذاکره برای دریافت قیمت بهتر سالن، غذا، اقلام تبلیغاتی و… می تواند تاثیر زیادی در صرفه‌جویی هزینه‌ها داشته باشد.
-
توجه به زمان و در نظر گرفتن نقشه ای برای بازاریابی
برای این که بدانید چگونه پذیرایی همایش ها را به بهترین شکل انجام دهید و بتوانید به اهدافتان از برگزاری همایش برسید، سعی کنید فرآیند برنامه ریزی را زودتر شروع کرده و برای بازاریابی همایشتان وقت مشخصی را بگذارید. بهترین کار این است که زمان بین شروع فرآیند برنامه ریزی تا روز برگزاری همایش را جوری تنظیم کنید که بتوانید برنامه بازاریابی محتوا خود را بدون دغدغه اجرا کنید و بیشترین مخاطب را جذب نمایید.
بهتر است در نقشه‌ی بازاریابیتان، مشخص نمایید که از چه ابزارهایی استفاده خواهید کرد. مثلا آیا سیستم همکاری در فروش به درد همایش شما می‌خورد یا تبلیغات در شبکه های اجتماعی کارآمد تر است؟
-
مشخص کردن اعضای تیم و وظایف هر یک
بهترین کار برای این که بتوانید وظایف را تقسیم کنید، این است که اعضای تیمتان را مشخص نمایید و کار هر یک را به طور دقیق برایشان شرح دهید تا در طول کار به مشکل نخورید. این مسئله باعث خواهد شد که میان کارها تداخل به وجود نیاید و تمام کارها به موقع و درست انجام شوند. اگر مشکلی هم پیش بیاید، در صورت مشخص بودن وظایف، اعضای تیم می دانند که باید چه کار کنند.
-
با اعضای تیمتان رفیق باشید.
همواره بخش های حساسی وجود دارد که می تواند در طول همایش، شما را دچار استرس کند مانند بخش های صوتی، تصویری سالن و آماده کردن فایل‌های صوتی و فایل‌های ارائه سخنرانان، که اگر با مشکلی در حین اجرا مواجه شوند، نشان دهنده ضعف تیم اجرایی خواهد بود. بهتر است یک نفر در تیمتان را برای انجام این کارها برگزینید که رابطه خوبی با شما داشته و در صورت بروز هر مسئله یا تغییری در لحظه‌های آخر، بتواند مشکل را به سرعت حل کند.
داشتن یک تیم خوب که کمک حال شما در نحوه برگزاری همایش باشد، می‌تواند باعث دلگرمیتان شود و استرستان را کم کند.
-
شناسایی محل برگزاری همایش
دانستن اینکه فقط محل برگزاری همایش کجا است، در اینجا مد نظر نیست. بهتر است قبل از برگزاری همایش به محل برگزاری همایش مراجعه نمایید و موقعیت داخلی مانند چیدمان میز و صندلی ها و همچنین موقعیت مکانی و دسترسی آن را بررسی کنید. در طول برگزاری همایش، ممکن است سوالاتی درمورد اینکه کدام بخش از سالن برای چه کاری مناسب تر بوده و هر سوال دیگری درمورد موقعیت آن، از شما پرسیده شود، با شناخت کامل از محل برگزاری همایش، می‌توانید پاسخگوی سوالات مهمانانتان باشید.
-
کمک گرفتن از بقیه
شما می توانید برای تمام لحظه های همایش، برنامه ریزی دقیق انجام دهید اما ممکن است که اتفاقی پیش بیاید و شما را دچار استرس کند، توصیه ما در چنین مواردی، کمک گرفتن از دیگران است.
بهتر است از اعضای تیم اجرایی یا کادر سالن محل برگزاری یا همکارانتان کمک بگیرید و با راهنمایی و همراهی آنها به دنبال راه حل بگردید. ممکن است یکی از این افراد قبلا با مشکلی همانند مشکل شما، رو به رو شده باشد و بتواند در آن شرایط به شما کمک کند. به همین خاطر نباید از کمک خواستن واهمه داشته باشید.
وظایف کمیته روابط عمومی و رسانه ها در یک همایش
- انتشار فراخوان همایش:
- از طریق مطبوعات و نشریات
- از طریق صدا و سیما
- از طریق سایت همایش
- ارسال فراخوان همایش برای افراد، شخصیت ها، سازمان ها و مراکز علمی ایجاد سایت همایش
- تولید محتوا دعوتنامه شخصیت ها و مسئولین استانی و ملی
- تهیه و نصب پلاکارد و تراکت در سطح شهر
- اعلام آدرس پستی و اینترنتی و شماره تلفن همایش
- تنظیم متن تقدیرنامه از نویسندگان مقالات برتر (با امضای رئیس همایش)
- هماهنگی با صدا و سیما و مطبوعات در هنگام برگزاری همایش برای پوشش خبری از همایش
شرح وظایف کمیته تشریفات در یک همایش:
- استقبال گرم از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود
- استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل های تعیین شده
- بازدید از برنامه های جنبی (مانند برگزاری نمایشگاه کتاب همزمان با همایش) یا بازدیدها از اماکن دیگر
- انجام هماهنگی های لازم در خصوص محل برگزاری همایش (از لحاظ فنی، صوتی، تصویری، آماده سازی صحنه و دکور و…)
- تعیین مجری همایش
- تعیین قاری قرآن
- هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، نماهنگ و یا اجرای سایر جلوه ها در برگزاری همایش
- هماهنگی با مسئولین حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت همایش و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
- تعیین و تنظیم محل پارک اتومبیل های شرکت کنندگان در همایش استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به محل برگزاری همایش
- ارائه کارت های شناسایی و باکس حاوی برنامه همایش به میهمانان
وظایف کمیته انتشارات در یک همایش :
- انتشار برنامه اجرایی همایش (جدول زمانی روزهای برگزاری)
- تهیه سربرگ های همایش
- چاپ پوستر همایش
- انتشار خلاصه مقالات
- انتشار مجموعه مقالات
- آماده سازی کارت های شناسایی برای مدعوین و شرکت کنندگان در همایش
کمیته علمی
کمیته علمی در همایش، تیم ارتباط با مولفین است.
شرح وظایف:
- گرفتن مقالات از طریق وب سایت
- پاسخ به مولفین، مبنی بر رسیدن مقالات
- دادن مقالات به تیم بررسی اولیه مقالات
- گرفتن پاسخ بررسی اولیه از تیم بررسی اولیه مقالات
- گرفتن پاسخ بررسی نهایی مقالات از تیم ارتباط با داوران
- پاسخ بررسی مقالات به مولفین مبنی بر قبول یا رد مقاله
- پاسخ سوالات متفرقه مولفین
- درخواست شرکت در کنفرانس مولفین به تیم ثبت نام و پذیرش
- درخواست شرکت در کارگاههای آموزشی به تیم کارگاههای آموزشی
- استخراج آمار و طبقه بندی اطلاعات در رابطه با تعداد و موضوع های مقالات ارسالی
- ارسال آمار استخراج شده به تیم روابط عمومی در دبیرخانه کنفرانس
تیم های زیر مجموعه در کمیته علمی عبارتند از :
- تیم بررسی اولیه مقالات
- تیم ارتباط با داوران
- تیم انتشارات
- تیم کارگاه ها
- تیم نشست ها و سخنرانی های آموزشی
شرح وظایف کمیته اجرایی همایش
- تنظیم برنامه اجرایی همایش
- تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
- تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی
- تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی
- پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیت های مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی
جمع بندی
به سوالتان که چگونه پذیرایی همایش ها را به بهترین شکل انجام دهیم، پاسخ داده شد. تمام موارد در برگزاری پذیرایی همایش همچنین اصول برگزاری آن و چک لیست های لازم برای برگزاری همایش را مطرح کردیم. حال می توانید همایشی بدون دغدغه برگزار کنید.
منبع: سایت itcjourneys
