چند جلسه ی کاری مهم برای شرکتتان قرار است برگزار شود؛ مراسم سازمانی با تعداد زیادی میهمان؛ مسئولیت پذیرایی از این مهمانان و برگزاری این مراسم به شکلی عالی به شما محول شده است، چه می کنید؟ ما اینجاییم تا شما را در برگزاری شایسته و پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی تان کمک کنیم.
در ابتدا می خواهم چند نکته ی کوچک را قبل از پرداختن به موضوع پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی متذکر شوم. البته نه چند نکته بلکه یک نکته؛ اگر مسئولیت پذیرایی از یک مراسم شرکتی به شما محول شده نکته ی اصلی ای که باید به یاد داشته باشید این است که این یک مسئولیت مهم و تاثیر گذار در پیشبرد اهداف سازمان یا شرکتتان خواهد بود و پذیرایی یا تشریفات یکی از موارد پر اهمیت در هر مراسمی به شمار می آید. پس با یاد داشتن این نکته ی کوچک، مسئولیت خود را در این مراسم شرکتی جدای از سمتی که دارید، ارزشمند دانسته و این مراسم سازمانی را به بهترین شکل سامان دهید؛ البته خواندن چند پاراگراف که در متن ما آمده است نیز برای شما دوست عزیز خالی از لطف نخواهد بود.
حتما شما هم از کودکی مرتب این جمله را شنیده اید که هر کاری آداب خاص خود را دارد. مهمان داری و پذیرایی هم از این قاعده مستثنا نیست. در گذشته ی ما ایرانی ها آداب مهمان نوازی زیبایی وجود دارد که از طبع لطیف ما و ارزش و اهمیت مهمان در فرهنگ ایرانی نشات می گیرد. میهمانان ایرانی همیشه در عین سادگی به بهترین شکل و با نهایت احترام پذیرایی می شده اند و تشریفات بیشتر در بین افراد مرفه جامعه که غم نان نداشتند رواج داشت، اما کم کم با سازمانی شدن روابط اجتماعی و اهمیت ارتباطات برپایه ی ارزش اجتماعی تمام اقشار جامعه کم و بیش به سمت تشریفات کشیده شده اند. هر چند هنوز زیبایی آداب اصیل ایرانی در این گونه مراسم بسیار به چشم می آید.
برنامه ریزی برای مراسم سازمانی و شرکتی
ادارات، سازمان ها، و شرکت ها به صورت ماهانه، سالانه و یا در تاریخ های مشخص و مهمی از سال اقدام به برگزاری مراسمی می کنند که در جهت برآورد اهداف خاص و یا دورنمای سیاسی آن سازمان است. مانند مراسم سالگرد تاسیس آن سازمان، انتصاب به یک سمت خاص، امضای یک قرارداد مهم، جلسه ی شروع یک شراکت بزرگ و… . پذیرایی مراسم سازمانی از اولویت های اول این گونه مراسم به حساب می آید. در زیر مرحله به مرحله نحوه ی برنامه ریزی برای پذیرایی از این مراسم سازمانی را برمی شماریم.
مشخص کردن هدف
اولین قدم برای برنامه ریزی یک مراسم سازمانی و شرکتتی این است که بدانید این مراسم به چه دلیل برگزار می شود و هدف از آن چیست؟ مثلا این مراسم برای برکناری رئیس پیشین و انتصاب یک رئیس جدید انجام می شود یا برای جشن سالگرد یک شرکت یا امضای یک قرارداد؟ دانستن این موضوع به شما کمک می کند که در تمام انتخاب های بعدی خود اعم از دعوت مهمان ها و نوع برخورد با آن ها و نوع مراسم و مکان برگزاری آن دست عمل نمایید.
زمان بندی
بعد از فهمیدن هدف برگذاری این نوع مراسم سازمانی نوبت آن می رسد که یک زمان بندی کلی و جزئی برای برگذاری مراسم خود در نظر بگیرید. این مراسم در چه تاریخی برگزار می شود؟ چه ساعتی از روز مراسم آغاز می شود؟ چند ساعت کل مراسم طول خواهد کشید؟ سخرانی، برنامه ی تفریحی و پذیرایی این مراسم شرکتی و سایر بخش های این مراسم در چه ساعتی باید آغاز و در چه ساعتی باید به پایان برسند؟
برآورد هزینه
مهم ترین مسئله برای برگزاری و پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی برآورد هزینه ی این مراسم است. در ابتدا باید بودجه ی اختصاص یافته به این مراسم را در نظر بگیرید و با توجه به این بودجه شروع به بررسی تک تک جزئیات این مراسم کنید.برای مثال مکان برگزاری مراسم و هزینه ی سالن، نیروی خدماتی مورد نیاز برای کار در محل، نوع و سرو نوشیدنی و خوراکی و در صورت لزوم، غذای میهمانان در پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی در نظر بگیرید. بعد از برآورد ابتدایی هزینه ها قبل از اقدام به رزرو و خریداری و استخدام نیروی خدماتی این برآورد هزینه را با بودجه ی اختصاص یافته ی خود مقایسه کنید.
بعد از بررسی این موضوع سعی در کمتر کردن هزینه های خود کنید به صورتی که بتوانید به بهترین شکل و حداقل هزینه این مراسم را اجرا کنید در نظر داشته باشید که همیشه بودجه ی شما کمی بیشتر از برآورد هزینه های شما باشد چرا که همیشه هزینه هایی کوچک پیش می آید که باید در نظر گرفته شوند.
محل برگزاری مراسم
محل برگزاری یه مراسم سازمانی باید در شان آن سازمان یا شرکت و با در نظر داشتن تعداد میهمانان انتخاب شود. قبل از اینکه به دنبال سالن ها و رزرو آن ها برای تاریخ مورد نظرتان کنید دقیق حساب کنید که چه تعداد میهمان دارید و چه کار قرار است در آن مراسم انجام دهید.
با در نظر گرفتن تعداد، بینید آیا سالن کنفرانس خود شرکت به درد شما خواهد خورد یا نه؟ اگر جواب شما منفی است و این مراسم فضای باز تر و صندلی های بیشتری می خواهد با توجه به بودجه ایی که برای محل برگزاری مراسم سازمانی خود در نظر گرفته اید دنبال سالن ها و تالارهای تشریفاتی بروید و یکی را برای تاریخ مورد نظر خود از قبل رزرو کنید و به مدیریت آنجا توضیح کوتاهی از نوع مراسم خود بدهد تا در چینش صندلی ها و سالن به مشکل برنخورید.
تشریفات مراسم
به مرحله ی جذاب پذیرایی از مهمان رسیدیم. این مرحله مرحله ای از کار است که جنبه ی زیبایی شناسی مراسم و سلیقه ی میزبان یا میزبانان را در برمی گیرد. همانطور که پیش تر گفتیم پذیرایی در مراسم سازمانی و شرکتی دقیقا همانند پذیرایی مراسم خانوادگی و صمیمانه است.
همانطور که راحتی و حال خوب مهمان در مراسم خانوادگی درجه ی اول اهمیت را دارد در مراسم شرکتی نیز از همان اهمیت، چه بسا بیشتر برخوردار است. چراکه در این مراسم هدف صرفا یک دورهمی و گپ وگفت نیست بلکه یک هدف سازمانی و گروهی در پشت آن مراسم قرار دارد. اکثرا در مراسم سازمانی و شرکتی نفع اقتصادی یا ترقی خواهی سازمان هدف نهایی برگزاری چنین مراسمی است به همین دلیل ایجاد صمیمیت و انتقال حس موفقیت و قدرت به میهمانان رسیدن به این هدف را آسن تر خواهد نمود.
برای انتقال حس راحتی و صمیمیت در مراسم شرکتی و سازمانی نکات زیر را دعات کنید:
- محل نشستن میهمانان را از قبل مشخص کنید.
- به راحتی و نوع صندلی ها دقت کنید.
- امکانات سرمایشی و گرمایشی سالن را بررسی کنید.
- به زیباسازی فضا اهمیت دهید.
- تهویه ی هوای سالن را بررسی کنید.
- چینش خوراکی ها و سرو غذا را با رعایت زیبایی شناسی پیش ببرید.
- تزیین میوه و شیرینی از اهمیت خاصی برخودار است.
نیروی خدماتی
نیروی خدماتی از زیرشاخه های تشریفات مراسم شرکتی شما به حساب می آید اما چون رفتار و نوع نیروی خدماتی و هزینه ای که برای این نیروها در نظر گرفته می شود مهم است، در قسمتی جدا این مورد را ذکر کرده ایم تا در انتخاب نیروی خدماتی دقت بیشتری به خرج دهید. نوع پوشش این نیرو ها، جنسیتشان، تعدادشان و از همه مهم تر نوع برخوردشان باید در نظر گرفته شود.
با توجه به بررسی جنسیت میهمانان خودتان و همینطور نوع کارشان، جنسییت نیروهای خدماتی خود را انتخاب کنید و از آن ها بخواهید که احترام میهمانانتان را در هر لحظه اولویت قرار دهند.
پذیرایی
پذیرایی از میهمانان نیز مانند نیروی خدماتی زیرشاخه ی تشریفات به حساب می آید که قسمت خوشمزه ی مراسم شرکتی و سازمانی شما است.
پذیرایی از میهمان با انواع نوشیدنی سرد و گرم، میوه و شیرینی صورت می گیرد. در برخی موارد خاص، میهمانان به شام یا ناهار دعوت می شوند که در این صورت یک غذای خوب با عطر و طعمی ایرانی بهترین انتخاب شما خواهد بود.
به آب و هوای روز مراسم خود دقت کنید. اگر در فصل تابستان مراسمی برگزار می کنید، برای پذیرایی مراسم سازمانی خود از نوشیدنی های سرد و خنک استفاده کنید. آبمیوه های طبیعی و تازه انتخاب خوی برای مراسمتان خواهد بود. اما اگر در فصل زمستان هستید، از نوشیدنی های گرم چون چای و قهوه از میهمانان خود پذیرایی کنید.
دقت داشته باشید که یک نوع یا نهایت دو نوع نوشیدنی یا خوراکی برای تمام میهمانان خود در نظر بگیرید و همچنین خیلی دقت کنید که این خوراکی ها از موارد حساسیت زای عمومی به حساب نیایند.
سرو میوه نیز از انواع پذیرایی های سالم و خوشمزه ی یک مراسم شرکتی و سازمانی است. می توانید میوه را در یک یا چند دیس و سبد زیبا در دسترس مهمانان قرار دهید. هر چند این مورد در مراسم سازمانی با جمعیت زیاد باعث بی نظمی و اختلال در پذیرایی صحیح خواهد شد. در این گونه موارد بهتر است پکیج هایی از میوه را آماده کنید تا با نظم و سلیقه از میهمانان خود پذیرایی کنید. برای جلوگیری از مصرف ظروف یکبار مصرف همچون چاقو و بشقاب می توانید میوه هایی قاچ شده، تمیز و تزئین شده را استفاده کنید تا هم مهمانان راحت تر بتوانند میوه های خود را میل کنند و هم از با سلیقه گی میزبان خود باخبر شوند.
دیس شیرینی نیز می تواند در مراسم سرکتی که تعداد مهمانان کم است در بین مهمانان گردانده شود و هم می تواند در یک پکیج تعبیه شده برای هر مهمان در کنار نوشیدنی و میوه سرو شود. به یاد داشته باشید که در انتخاب و خرید شیرینی، شیرینی ها تر گزینه ی مناسب شما نیست.
اصول کلی پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی
همانطور که گفتیم پذیرایی در مراسم سازمانی و رسمی نیز همان آدابی را در برمی گیرد که وقتی یک مهمان عزیز به منزل شما قدم می گذارد، آن آداب را به جا می آورید. نکاتی که در زیر ذکر خواهم کرد مواردی است که هم خودتان و هم نیروهای خدماتی تان بهتر است آن ها رعایت کنید:
اولین قدم؛ خوشامدگویی
میهمان شما هر کسی که باشد به دعوت شما و به نا به یک دلیل در مراسم شما شرکت کرده است و احترام او با رعایت نکات ریز باید حفظ شود. اگر به پیشواز میهمانان خود و رساندن آنان به مراسم نمی روید دقت داشته باشید که وقتی یک مراسم رسمی برگزار می کنید، درب ورودی مراسم شما به راحتی برای میهمانانتان قابل رویت باشد.
جلوی درب ورودی حتما خوش آمد گویی صمیمانه ای با میهمانان خود داشته باشید اگر امکان این را ندارید، یک خوشامد گو را مسئول این کار قرار دهید.
دومین قدم؛ پیش روی با برنامه
مراسم سازمانی و شرکتی خود را سازمان یافته انجام دهید. بر طبق همان برنامه ای پیش بروید که قرار بوده پیش بروید. هر سخنرانی یا برنامه ایی را سر ساعت آغاز و سر ساعت تمام کنید تا به وقت میهمانانتان اهمیت داده باشید.
سومین قدم؛ پذیرایی نظام مند
پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی خود را با شکوه ولی مرتب و تمیز انجام دهید. ایرادی ندارد که پذیرایی شما ساده باشد اما اگر شلوغ و به هم ریخته باشد و همچنین خوراکی ها و نوشیدنی هایتان بی کیفیت باشد، تمام هزینه و تلاشتان بی ثمر خواهد بود. به یاد داشته باشید همه چیز باید در نهایت دقت و مدیریت شده پیش برود.
آخرین قدم، بدرقه
میهمانان آمده اند، مراسم به بهترین شکل اجرا شده است، برنامه ها سخنرانی ها و پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی شما نظام مند پیش رفته است.حال زمان آن است که با یک خداحافظی صمیمانه و بدرقه ی با شکوه خاطره خوبی از این مراسم سازمانی خود در ذهن میهمانان خود بر جای بگذارید. بدرقه کردن مهمان از آداب اصیل ایرانی است که رعایت آن بسیار توصیه می شود.
امیدواریم این مطلب کوتاه ما شما را در برگزاری و پذیرایی مراسم شرکتی و سازمانی شما کمک کند. بهترین ها برای لبخند مهربانتان.
