پذیرایی کردن صحیح از افراد در مکان ها و مناسبت های مختلف همواره دارای اهمیت زیادی بوده است به صورتی که پذیرایی بخش مهمی از مهمانی ها و یا سایر مناسبت ها را تشکیل می دهد. از طرفی، پذیرایی کردن با مناسب های مختلف و در مکان های مختلف، دارای اصول و شیوه های متفاوتی است.
در این مقاله، اصول و ترفندهای پذیرایی کردن صحیح از افراد در غرفه های نمایشگاهی، مهمانی های داخل سالن و یا تالار، تشریح شده اند.
پذیرایی در غرفه های نمایشگاهی
اگر تجربه حضور در نمایشگاه ها به عنوان فروشنده و ارائه دهنده محصول، را داشته باشید، احتمالا می دانید که تنها حضور در نمایشگاه و داشتن یک غرفه بزرگ برای افزایش فروش کافی نیست. در این رابطه شما باید غرفه خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید تا علاوه بر اینکه افزایش فروش داشته باشید، همچنین موفقیت اعلام برند و معرفی نام فروشگاه خود را افزایش دهید.
یکی از موارد مهمی که در موفقیت در غرفه های نمایشگاهی نقش بسیار مثبتی دارد، ارتباط صحیح با مشتریان و بازدید کنندگان است. زمانی که شما به عنوان یک ارائه دهنده کالا در نمایشگاه ها یک غرفه دریافت می کنید، باید بتوانید با مخاطبان و بازدیدکنندگان ارتباط نزدیکی برقرار کنید. در واقع، حضور در غرفه های نمایشگاهی همانند حضور در شرکت و یا مغازه است و در این رابطه، حضور هر بازدید کننده در غرفه نمایشگاهی شما همانند حضور مشتری در فروشگاه و یا شرکتتان است.
در نتیجه، هنگامی که افراد ا غرفه شما بازدید می کنند باید یک ارتباط قوی با او برقرار کنید تا نام فروشگاه و برند شما را از یاد نبرند و به مشتریان ثابت شما تبدیل شوند.
علاوه بر آن، مدیران ارشد و افرادی که موقعیت بالاتری دارند، در اغلب غرفه های نمایشگاهی حضور پیدا می کنند. در این صورت، شما می توانید با این افراد ارتباط قوی برقرار کنید که در نتیجه آن، ممکن است با آنها همکاری داشته باشید و عملکرد خود را گسترش دهید.
در نتیجه، باید گفت که حضور بازدیدکنندگان، مشتریان و همچنین مدیران ارشد در غرفه های نمایشگاهی بسیار اهمیت دارد و در صورتی که هر یک از این افراد در غرفه شما حضور پیدا کرد، باید بتوانید با استفاده از بهترین امکانات و در کمترین زمان ممکن از انها پذیرایی کنید.
در پذیرایی کردن از افراد در غرفه های نمایشگاهی این نکات را مد نظر قرار دهید:
- شما می توانید با استفاده از تنقلات مختلف، نوشیدنی ها و یا شیرینی های کوچک از مهمانان و بازدیدکنندگان غرفه تان پذیرایی کنید.
- نوشیدنی ها و یا تنقلاتی که برای پذیرایی مهمانان و بازدید کنندگان غرفه تان انتخاب می کنید، بهتر است که با فرهنگ و موضوع محصولات فروشگاه و یا شرکتتان مطابقت داشته باشد.
- کوکی ها مناسب ترین خوراکی برای پذیرایی در غرفه های نمایشگاهی محسوب می شوند و از طرفی، چای، دمنوش و یا نسکافه از نوشیدنی های مناسب برای پذیرایی در غرفه های نمایشگاهی هستند. شما می توانید برای پذیرایی در غرفه نمایشگاهی خود از این تنقلات و نوشیدنی ها استفاده کنید.
- شما می توانید به بسته های پذیرایی یک عدد کارت فروشگاه و یا شرکتتان را متصل کنید و یا برند خود را روی بسته های پذیراییتان حک کنید. در این صورت، هم به کسب و کار خود اعتبار بخشیده اید و هم مشتریان زمانی که این بسته ها را چک کنند، نام برند و فروشگاه شما به آنها یادآوری می شود.
- پذیرایی کردن از بازدیدکنندگان و مهمانان در غرفه ها حتما نباید با استفاده از خوراکی و یا نوشیدنی ها انجام شود. شما می توانید یک محصول کوچک را به عنوان یادگاری به بازدیدکنندگان به خصوص مشتریان خود بدهید و نام برند و فروشگاه خود را روی آن ثبت کنید. در این صورت هم از مهمانتان پذیرایی کرده اید و هم برای برند و فروشگاه خود تبلیغات انجام داده اید که هر دوی این موارد در نهایت باعث افزایش فروش و موفقیت شما می شود.
- می توانید تعدادی صندلی برای راحتی بازدیدکنندگان و مشتریانتان در غرفه خود قرار دهید.
- از بازدیدکنندگان و مشتریان غرفه تان با روی خوش استقبال کنید. همانطور که گفته شد، شما باید سعی کنید با بازدیدکنندگان نمایشگاه ارتباط قوی برقرار کنید تا بتوانید از حضور خود در نمایشگاه تاثیر بگیرید.
- سعی کنید در هنگام پذیرایی از بازدیدکنندگان غرفه خود اهمیت محصولات خود را برای آنها شرح دهید تا بتوانند کاربرد محصولات شما را بهتر درک کنند.
در اغلب موارد، پذیرایی از مهمان ها و افراد بازدیدکننده اهمیت بسیاری دارد و در برخی موارد نیز، منجر به افزایش فروش و جلب بازدیدکنندگان بیشتر می شود. اما از طرفی، پذیرایی از بازدیدکنندگان در یک غرفه کوچک نمایشگاهی، زمانی که تعداد این افراد زیاد باشد، کار مشکلی است که شما می توانید از شرکت هایی که این خدمات را انجام می دهند، کمک بگیرید.
در این صورت، شرکت های ارائه دهنده این خدمات کلیه مراحل پذیرایی از مشتریان و بازدیدکنندگان غرفه را برای شما ارائه می دهند و طبق نظریه شما می توانند از بهترین و پیشرفته ترین دستگاه ها و امکانات برای پذیرایی از مهمانانتان استفاده کنند. با این روش، شما می توانید از پذیرایی مهمانانتان مطئن باشید و با خیالی آسوده به معرفی خدمات و محصولات خود به بازدیدکنندگان و مشتریان غرفه خود بپردازید.
پذیرایی در مهمانی های داخل سالن و تالار
در حالت کلی، بسته به اینکه مهمانی های داخل سالن و تالار، به چه مناسبتی برگزار میشوند، پذیرایی های متفاوتی از مهمانان صورت می گیرد. مهم ترین مراسم و مهمانی هایی که در سالن و تالار برگزار می شوند عبارتند از:
مهمانی عروسی: از مهم ترین و ماندگارترین مجالس و مهمانی ها، مراسم عروسی است که پذیرایی از مهمانان این مراسم اهمیت ویژه ای دارد
مهمانی های دیپلماتیک: در اغلب موارد در این مهمانی ها، مدیران ارشد از لحاظ، سیاست، علم و یا فرهنگ حضور دارند. در این صورت، پذیرایی از این افراد با توجه به شخصیتشان در ارائه خدمات بسیار اهمیت دارد.
مهمانی تولد: شاید برای برخی مهمان ها تولد یک کودک و مهمانی تولد او اهمیت نداشته باشد، اما این مهمانی تولد برای پدر و مادر کودک بسیار قابل توجه است. پذیرایی مناسب از مهمانان در مراسم تولد نیز دارای اهمیت ویژه ای است که پدر و مادرها در صورت برگزاری این مراسم و سالن و یا تالار باید به آن دقت کنند.
مهمانی نذری (ولیمه): همواره توصیه شده است که این مهمانی ها در سالن و یا تالار برگزار شود و پذیرایی از مهمانان در این مراسم اهمیت ویژه ای دارد.
مراسم ترحیم: بسیاری از افراد برای مراسم ترحیم مهمانی برگزار می کنند و مهمانان خود را به صرف شام و یا ناهار دعوت می کنند. در این صورت، توصیه می شود مهمانی مراسم ترحیم و پذیرایی از مهمانان این مراسم در سالن و یا تالار به صورتی برگزار شود که در شان خانواده فرد متوفی باشد.
در نتیجه، همانطور که خواندید، پذیرایی از مهمانان در مناسبت های مختلف به دلایل متفاوت، در سالن ها و تالار های پذیرایی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در این صورت رعایت برخی نکات برای پذیرایی الزامی است.
کیفیت پذیرایی: بسیاری از مهمانی هایی که داخل سالن و یا تالارهای پذیرایی برگزار می شوند می شوند، اهمیت بسیاری دارند و به همیت علت پذیرایی کردن باکیفیت و اصولی از مهمانان نیز اهمیت ویژه ای پیدا می کند. به عنوان مثال، در صورتی که از مهمانان خود در سالن و یا تالارهای پذیرایی با غذا پذیرایی می کنید، باید به کیفیت آن دقت کنید. در این صورت باید مطمئن شوید که آشپز مراسم از موادغذایی درجه یک، تازه و استاندارد استفاده می کند.
علاوه بر آن، باید به کیفیت دسر و نوشیدنی ها نیز دقت کنید. در صورتی که بودجه کافی برای این کار را ندارید، بهتر است که از موارد منوی غذایی کم کنید و در کنار آن، کیفیت غذای اصلی را افزایش دهید. همچنین، کم کردن تعداد مهمانان برای صرفه جویی در بودجه بهتر از این است که کیفیت غذای خود را کاهش دهید. در این صورت، می توانید به مهمانانی که دعوت کرده اید بهترین و یا کیفیت ترین سرویس غذایی را ارئه دهید. این موارد، تنها برای پذیرایی غذا صدق نمی کند. بلکه پذیرایی کردن از مهمانان حتی با استفاده از میوه و شیرینی دارای اهمیت بسیاری است به صورتی که میوه و شیرینی مورد استفاده نیز باید دارای کیفیت باشد.
هر چه کیفیت پذیرایی خود را بالا ببرید، در واقع هم برای مهمانی خود ارزش قائل شده اید، و هم به مهمانتان احترام گذاشته اید. به همین دلیل است که کیفیت پذیرایی از مهمانان در سالن ها و تالارهای پذیرایی از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
هماهنگ بودن: یکی از مهم ترین ویژگی ها در پذیرایی از مهمانان هماهنگ بودن و داشتن برنامه ریزی مناسب است. به خصوص در برخی مهمانی ها که هم پذیرایی با میوه و شرینی و هم پذیرایی با ناهار و یا شام انجام می شود. در این صورت، بهتر است که قبل از شروع مهمانی، زمان پذیرایی و وظایف افراد مختلف در هنگام پذیرایی در سالن و یا تالار مشخص شود. در این صورت، می توانید یک جدول تهیه کنید و ساعات انجام پذیرایی و وظایف هر یک از افراد را در آن ذکر کنید.
پذیرایی کردن به موقع: سعی کنید در مراسم و مهمانی هایی که داخل سالن و یا تالار برگزار می کنید، از مهمانان خود به موقع پذیرایی کنید. در این صورت، پذیرایی را نه آنقدر زود آغاز کنید که ممکن است برخی مهمانان نیامده باشند و یا نه آنقدر دیر انجام دهید که مهمانان خسته و کسل شوند.
احترام به مهمانان: در هنگام پذیرایی احترام به مهمانان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. شما می توانید زمانی که مهمان هایتان مشغول سرو غذا و یا میوه و شیرینی شان هستند، سر میز بروید و با تعارف به انها احترام بگذراید. به عنوان مثال، به آنها بگویید که اگر چیزی کم و کسر دارند می توانید برایشان تهیه کنید. در این صورت، در پذیرایی از مهمان ها موفق تر عمل کرده اید. همچنین شما می توانید از مهمان ها به خاطر حضورشان در مهمانی تان تشکر کنید.
توجه کردن به جزئیات: در پذیرایی کردن از مهمانان در سالن و یا تالار های پذیرایی، باید به تمامی جزئیات دقت کنید تا بتوانید پذیرایی عالی تری داشته باشید. به عنوان مثال، مهمانان را زیر نظر داشته باشید و اگر احساس نیاز به چیزی داشته باشند، برایشان تهیه کنید.
پذیرایی کردن در همایش ها
اگر تجربه حضور در همایش ها را داشته باشید و یا با قوانین و اصول برگزاری همایش ها آشنا باشید، احتمالا می دانید که زمان برگزاری همیش کمی طولانی تر از سایر مهمانی ها و مراسم هاست. در نتیجه، مهمانان همایش باید علاوه بر سایر تنقلات با غذا نیز پذیرایی شوند. به دلیل اینکه، معمولا اکثر افراد در پایان همایش، به دلیل گذشتن یک زمان طولانی، گرسنه می شوند که در نتیجه آن سرو غذا در پایان همایش اهمیت ویژه ای پیدا می کند.
ذکر این نکته نیز ضروری است که غالبا همایش ها انواع مختلفی دارند و به دلایل مختلفی برگزار می شوند. در این رابطه، نحوه برگزار همایش و پذیرایی در آن، بسته به نوع همایش متفاوت است. در نتیجه، می توان گفت که هرچقدر همایش بزرگ تر و رسمی تر باشد، پذیرایی از مهمانان نیاز به تلاش و برنامه ریزی بیشتری دارد.
نکته قابل توجه در رابطه با همایش ها این است که معمولا اکثر رستوران ها و شرکت ها تمایل دارند که به عنوان اسپانسر در آنها شرکت کنند و معرفی شوند. که به این واسطه می توانند در میان افراد مطرح شده و افزایش فروش داشته باشند. در نتیجه، شما می توانید با خیالی آسوده و مطمئن با خرج کمترین هزینه پذیرایی همایش را به این رستوران ها و یا شرکت ها واگذار کنید.
موسسه ها و شرکت های ارائه دهنده خدمات پذیرایی از مهمانان
برخی از افراد هستند که برگزاری مراسم و به خصوص پذیرایی از مهمان هایشان را به موسسه ها و شرکت های ارائه دهنده این خدمات می سپارند. در رابطه با این موضوع فرد باید به برخی نکات دقت کند. به عنوان مثال، موسسه و یا شرکت ارائه دهنده خدمات پذیرایی باید مجوز فعالیت داشته باشد. همچنین باید به ثبت رسیده و کد اقتصادی داشته باشد تا بتواند به صورت قانونی فعالیت کند. شما به عنوان برگزار کننده مهمانی و مراسم در سالن و یا تالارهای پذیرایی باید به این نکات دقت داشته باشید تا بعدا دچار مشکل نشوید.
